Videokonferenzen erfolgreich gestalten durch gute Kommunikation im virtuellen Raum

Weil bei Online-Konferenzen die dritte Raumdimension fehlt, ist gute Kommunikation hier fast noch wichtiger als im analogen Leben. 

Pünktlich Ankommen und begrüßen

Als Moderator:in sollten Sie überpünktlich sein. Niemand wartet gern vor der Tür – erst recht nicht vor einer virtuellen.

Begrüßen Sie als Gastgeber:in alle neu in den (virtuellen) Raum eintretenden Teilnehmenden. Um bei größeren Gruppen nicht den Überblick zu verlieren, können  Sie die Programmeinstellung vorab so auswählen, dass Sie jede:n einzeln in den Raum eintreten lassen.

Sorgen Sie in der Phase des Ankommens für einen allgemeinen Small-Talk der Runde. Anders als im analogen Leben ist es für die Teilnehmenden schwieriger, mit den anderen ins Gespräch zu kommen. Entwickelt sich ein Zweiergespräch, hören hingegen alle zu. Wenn alle nur schweigend auf den Bildschirm schauen, aber  niemand etwas sagt, können auch zwei Minuten eine sehr lange Zeit des Unwohlseins darstellen.

Kommunikation der Teilnehmenden untereinander durch Zoom ermöglichen

Der Mensch ist ein soziales Wesen und möchte wissen, wer mit ihm oder ihr in einem Raum sitzt und sei es auch nur ein virtueller. Lassen Sie deshalb auch bei größeren Veranstaltungen alle Teilnehmenden sichtbar. Wer nicht gesehen werden will schaltet – insbesondere bei bei Großveranstaltungen – ohnehin selbst  die Kamera aus.  Geben Sie als Moderator:in den Teilnehmenden die Gelegenheit zu schauen, wer noch da ist. Bieten Sie die Chance, sich untereinander zu vernetzen. Was bei analogen Veranstaltungen der Austausch der Visitenkarten ist, kann im Digitalen die private Mail im Chat sein.   

Nur wenige Tools nutzen und einführen

Auch wenn die letzten Jahre der Pandemie die technische Kompetenz vieler Menschen erhöht haben, nicht alle kennen die Chatfunktion, wissen, wie sie ihren Namen ändern, können den Bildschirm teilen und kommen mit vielen kleinen Zusatzprogrammen gut zurecht.

Nur wenige Tools in der Videokonferenz verwenden.

Nicht allen Menschen fällt es leicht, zwischen vielen Programmen hin und her zu schalten. Verwenden Sie deshalb so wenige Tools wie möglich. Prüfen sie vorab, ob sie wirklich ein gesondertes Programm für eine Abstimmung einsetzen müssen und ob eine virtuelle Pinwand wirklich einen Mehrwert für die Veranstaltung bietet.

Alle Programmfunktionen der Videokonferenz einführen

Insbesondere wenn eine Gruppe sich nicht regelmäßig in immer selber Besetzung trifft, testen Sie die wichtigsten Einstellungen zu Beginn des Meetings. Wer häufiger das Gerät wechselt oder es sich mit anderen teilt, erscheint oft mit falschem Namen und Galaxy a52 wirft mehr Fragen auf, als es beantwortet. Bitten Sie alle Teilnehmenden ihren  eigenen Namen vollständig einzutragen. Dies erleichtert die persönliche Ansprache der Teilnehmenden durch Sie und auch untereinander.

Klären Sie am Anfang der Sitzung, für welche Fragen der Chat offen steht, ob die Teilnehmenden sich (virtuell) zu Wort melden, ihre Hand in die Kamera halten (sollen) oder einfach das Wort ergreifen.

Micro ausschalten

Wer nicht spricht, sollte sein Micro ohnehin ausschalten. Als Host der Veranstaltung können Sie dies in der Regel auch für einzelne Teilnehmende direkt erledigen. Das geht schneller und diskreter, als erst einmal Störgeräusche zu identifizieren, zuzuordnen und dann den hustenden Kollegen zum Abschalten seines Micros anzuhalten.

Als Moderator:in ist Ihr Micro faktisch zumeist offen. Doch bei längeren Redebeiträgen anderer Teilnehmenden sollten auch Sie Ihr Micro ausschalten. Wenn Sie etwas trinken, achten Sie darauf, die Tasse/das Glas nicht direkt neben dem Mikro abzustellen – am besten schalten Sie das Micro auch in diesem Moment aus.

Essen und Trinken auf ein Minimum beschränken

Essen vor der Kamera ist selten schön und sollte grundsätzlich vermieden werden. Insbesondere bei längeren Sitzungen macht es aber Sinn, ein Getränk bereit zu stellen. Vor allem wenn Sie (viel) reden, ist es für Ihre Stimmbänder und die Verständlichkeit gut, ab und an etwas zu Trinken. Das Trinken ist jedoch auf das notwendige Maß zu beschränken. Nicht nur um Toilettengänge zu vermeiden, sondern auch, weil es als eine Form der Respektlosigkeit und/oder Unsicherheit gedeutet werden kann, wenn Sie die ganze Zeit an der Limoflasche nuckeln.

Den Chat aktiv nutzen (lassen) und im Blick behalten

Wenn der Chat eifrig genutzt wird/werden soll, dann müssen Sie als Moderator:in ihn auch im Blick haben und die dort geäußerten Inhalte  aufgreifen und in die Diskussion einführen. Insbesondere bei größeren Gruppen empfiehlt es sich dann, mit zwei Moderator:innen zu arbeiten. Eine:r kümmert sich um die Inhalte der Veranstaltung und die Diskussion, der oder die Zweite löst die technischen Probleme der Teilnehmenden („Ich komm nicht rein, fliege raus, verstehe nichts, habe kein Bild …“ etc.) und hat den Chat im Blick.

Ein Chat ist keine Einbahnstraße und sollte nicht nur den Fragen an die Moderator:innen dienen. Ein Chat kann den Teilnehmenden auch die Möglichkeit bieten, sich zu äußern, an (Neben)diskussionen teilzunehmen oder Kommentare abzugeben, die nicht gleich zu einer Wortmeldung führen. Entsteht Unruhe im analogen Raum sind Sie als Moderator:in ja auch gut beraten, zu reagieren. Nichts anderes gilt für virtuelle Veranstaltungen. Als Moderator:in sollten Sie sich ggf. entwickelnde Chatdiskussionen im Blick haben und aufgreifen.

Protokoll führen in der Videokonferenz

Auch analoge Veranstaltungen benötigen manchmal ein Protokoll.

Am Rechner mitschreiben oder per Hand protokollieren?

Wenn Sie während des Meetings Protokoll führen und dabei fleißig in die Tasten hauen, stellen Sie ihr Micro stumm. Ihre Kolleg:innen hören den Tastenanschlag ggf. lauter als sie selbst. Ich persönlich schreibe lieber per Hand mit, auch wenn ich es später noch mal abtippen muss. Aber im Vergleich zum Schreiben am Monitor verhindert die handschriftliche Aufzeichnung den starren Blick nach unten auf den Bildschirm. Zudem schreibe ich per Hand schneller als mit dem Rechner und habe dabei gleichzeitig die Teilnehmenden besser im Blick.

Chat der Videokonferenz sichern

Bevor Sie das Meeting abschalten, sollten Sie den Chat sichern. So können Sie zwischendurch gegebene Hinweise, Verlinkungen oder auch aufgeworfene Fragen, die nicht bearbeitet werden konnten, im Nachhinein aufgreifen und/oder dem Protokoll zufügen.

Stil und Etikette einer Videokonferenz

So gut wie Sie als Moderator:in und Gastgeber:in die Teilnehmenden am Anfang begrüßt haben, so sollten Sie die Sitzung auch formvollendet beenden. Bedanken Sie sich bei allen Teilnehmenden und verabschieden Sie diese gemeinsam oder auch einzelnen persönlich. Wenn Sie mit einigen Teilnehmehmenden noch eine Nachbesprechung machen, teilen Sie dies allen mit: „Wir machen hier im Orgateam noch eine kleine Nachbesprechung, alle anderen dürfen sich schon abmelden.“ Kicken  Sie die Teilnehmenden nicht einfach kommentarlos und automatisch heraus.